关于转发《青海省法律援助业务档案管理办法（试行）》的通知

西宁市城东区司法局文件
东司发〔2014〕48号

各对接律师事务所、基层法律服务所：
    为进一步规范法律援助工作程序，切实加强法律援助工作标准化、规范化和制度化建设，提高法律援助服务和案卷归档质量，现将《青海省法律援助业务档案管理办法（试行）》转发给你们，请认真组织学习，贯彻执行。
    附件：青海省法律援助业务档案管理办法（试行）。

城东区司法局
2014年8月11日

抄送：档。                 
城东区司法局                     2014年8月12日印发
青海省司法厅办公室关于印发《青海省法律援助业务档案管理办法（试行）》规章制度的通知

各市、州法司法局：
    为进一步规范法律援助工作程序，切实加强法律援助工作标准化、规范化和制度化建设，提高法律援助服务质量，省司法厅在总结各地实践经验、充分调查研究、广泛借鉴外省市先进做法的基础上，制定了《青海省法律援助业务档案管理办法（试行）》印发你们，请认真组织学习，贯彻执行。
    附件：青海省法律援助业务档案管理办法（试行）。
                     
青海省司法厅办公室
2014年6月10日

青海省法律援助业务档案管理办法（试行）

第一章  总则
    第一条  为了规范法律援助业务档案的归档、管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、司法部《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》和有关法律、法规、规章的规定,制定本办法。
    第二条  法律援助人员承办法律援助事项形成的文件材料，应按照本办法规定的要求立卷归档。
    第三条  法律援助机构应当配备专职或兼职档案管理人
员，负责法律援助业务档案的集中统一管理。
    第四条  本办法适用于法律援助机构受理的下列法律援助案件：
    （一）刑事辩护和刑事代理案件；
    （二）民事、行政诉讼代理案件；
    （三）仲裁代理案件；
    （四）法律咨询和代书；
    （五）其他非诉讼代理事项。
第二章  归档材料的范围
    第五条  法律援助案件档案卷宗材料包括法律援助事项的申请审批材料和承办案件材料。
    法律咨询服务使用的接待登记表按月或按季装订成册归档。
    第六条  当事人提出申请的案件，申请审批材料包括下列范围：
    （一）法律援助申请表；
    （二）身份证复印件或者其他有效的身份证明，代理申请人有代理权的证明；
    （三）经济困难的证明；
    （四）与所申请法律援助事项有关的材料；
    （五）法律援助审批表；
    （六）给予法律援助决定书或者不予法律援助决定书的复印件；
    （七）送达回执。
    申请人对不予法律援助的决定提出异议，经司法行政部门审查的，申请审批材料还包括以下范围：
    （一）复查申请书；
    （二）司法行政部门审查决定复印件；
    （三）送达回执。
    第七条 人民法院指定辩护的案件，审批材料包括以下范围：
    （一）人民法院指定辩护通知书；
    （二）起诉书副本或者判决书副本；
    （三）给予法律援助决定书的复印件；
    （四）送达回执。
    第八条  案件承办材料包括下列范围：
    （一）法律援助指派函；
    （二）律师事务所、基层法律服务所批办单；
    （三）委托代理协议、授权委托书；
    （四）起诉书、上诉书、申诉书、行政复议申请书、国家赔偿申请书、答辩状等法律文书；
    （五）会见受援人、当事人、证人谈话笔录；
    （六）受援人提供的证据材料和调查收集的其他证据材料的复印件，对不能附卷归档的实物证据，承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载入卷；
    （七）证据分析材料；
    （八）集体讨论记录；
    （九）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书和法院裁定书（未申请的除外）；
    （十）出庭通知书；
    （十一）庭审笔录；
    （十二）辩护词、代理词或法律意见书；
    （十三）判决书、裁定书、仲裁裁决书、调解协议、和解协议、行政处理决定、行政复议决定等法律文书。
    （十四）其他与承办案件有关的材料；
    （十五）结案报告。
    第九条  法律援助案件终止的，应当将受援人要求终止法律援助的申请材料、承办人关于终止法律援助的报告材料、法律援助机构作出的终止法律援助通知书等一并归入卷宗。
第三章  立卷与归档
    第十条  法律援助档案卷宗由承办人员按照司法部、国家档案局制定的有关规定立卷归档。
    第十一条  法律援助案件卷宗以件为单位，按年度和一案一卷一号的原则立卷，依法律援助机构受理案件的顺序编号。法律援助事项结案时应认真填写卷宗目录，做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。
    第十二条  立卷时，案件材料要进行整理。破损的材料要修补或复制；未留装订线的材料应粘补加边；字迹难以辨认的应附上抄写件；卷面及所有结案材料统一使用A4规格纸张，小于卷面的材料，应粘贴在A4规格的白纸上，大于卷面的材料应将超出的部分规范折叠，保持卷面边缘的整齐；文书材料上的金属物品应全部清除。
    第十三条  法律援助案件材料编号以案件受理、承办结案的先后时间，以及文件材料的内在联系为序归卷，逐页编号。页号位置在每页正面的右上角，背面的左上角，并在卷宗目录中标明每份材料所在的页号。
    第十四条  案件档案卷宗统一在左侧装订，使用棉线绳，三孔一线，在线绳活结处贴上法律援助中心封签，并在骑缝线上加盖印章。
    第十五条  法律援助人员在办结法律援助案件后，应当自结案之日起15个工作日内，按要求将案件材料装订成卷送交法律援助机构办理归档手续，统一管理。
第四章  档案的接收和管理
    第十六条  法律援助机构对经审查合格的案卷，应当办理移交手续；对不符合立卷标准的案卷，应退回办案单位进行补正，经重新审查合格后，办理移交手续；对不符合立卷标准又拒绝按要求改正的卷宗不予办理移交手续。
    第十七条  法律援助档案管理人员应将档案卷宗装入档案盒内，并在卷盒封面和背脊注明时间、种类、案号，便于查阅。
    第十八条  法律援助档案管理人员应当熟悉档案情况，做好保管和防护工作，履行档案管理职责，因失职造成档案丢失等情况的，追究失职人员责任。
    第十九条  法律援助档案管理人员，要对法律援助业务档案分不同的保管期限，按结案时间顺序编写《案卷目录》。
第五章  档案的查阅和借阅
    第二十条  凡因工作需要，调阅案卷者，应持单位介绍信和工作证，经法律援助机构负责人批准后可以调阅。
    第二十一条  凡涉及国家机密或个人隐私的档案一般不得查阅。特殊情况必须查阅的，应当报同级司法行政部门批准。
    第二十二条  摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关的公文，若要摘抄其他材料，应当经法律援助机构负责人批准。        
    第二十三条  法律援助案卷原则上不得外借，若遇特殊情况必须外借，应当经法律援助机构负责人批准。
    第二十四条  查阅或借阅档案都必须在借阅表上注明借阅人姓名、或借阅的案号、查阅日期以及借阅归返日期，并由借阅人签字。
    第二十五条  档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。
第六章  档案的保管期限
    第二十六条  法律援助业务档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期案卷保管期限为二十年，短期案卷保管期限为五年。
    第二十七条  法律援助业务档案的保管期限，参照司法部、国家档案局《律师业务档案保管期限表》确定。
    第二十八条  法律援助业务档案保管的期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年起算。
    第二十九条  法律援助档案目录登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记簿列为永久保管。
第七章  档案的鉴定和销毁
    第三十条  对超过保管期限的档案要定期进行鉴定。鉴定由法律援助机构负责人、档案管理人员和法律援助人员组成鉴定小组共同进行。
    第三十一条  经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后销毁。
    第三十二条  为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。
第八章     档案的统计和移交
    第三十三条   法律援助机构应建立法律援助业务档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定向有关上级机关报送档案管理工作基本情况统计表。
    第三十四条  法律援助机构列为永久保管的档案，在本机构保存十年。保存期满后，连同案卷目录（一式三份）和有关检索工具、参考资料，一并向同级档案馆移交，对移交的档案，一律填写移出登记簿。
第九章  档案的保护和防护
    第三十五条 存放法律援助业务档案的房屋，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。
    第三十六条 档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。
    第三十七条  随卷归档的录音带、录像带等音像档案，应单独存放保管、防止磁化，并根据保管期限定期复制。
    第三十八条  档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。
    第三十九条  档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。
第十章  档案材料及装订顺序
    第四十条：刑事卷
    刑事案件，按不同的阶段归档：
    （一）侦查阶段
    1、法律援助申请表；2、受援人身份（户籍）证明；3、受援人经济困难证明；4、案件审批表；5、指派通知书；6、授权委托书；7、会见笔录；8、证据材料；9、法律意见书；10、结案报告书。
    （二）审查起诉阶段
    1、法律援助申请表；2、受援人身份（户籍）证明；3、受援人经济困难证明；4、案件审批表；5、指派通知书；6、授权委托书；7、阅卷材料；8、会见笔录；9、证据材料；10、法律意见书；11、结案报告表。
    （三）审判阶段
    1、人民法院指定辩护函；2、案件审批表；3、指派通知书；4、授权委托书；5、起诉书（上诉状、申诉状）；6、阅卷笔录；7、会见笔录；8、证据材料；9、出庭通知书；10、庭审笔录；11、辩护词；12、判决书；13、结案报告表。
    第四十一条：民事卷
    1、法律援助申请表；2、受援人身份（户籍）证明；3、受援人经济困难证明；4、案件审批表；5、指派委托书；6、授权委托书；7、起诉书（上诉书、申诉书、答辨书）；8、证据材料；9、出庭通知书；10、庭审笔录；11、代理词；12、判决书（调解书、裁定书）；13、结案报告表。
    第四十二条:行政卷
    参照民事排列
    第四十三条：非诉讼卷
    1、法律援助申请表；2、受援人身份（户籍）证明；3、受援人经济困难证明；4、案件审批表；5、指派通知书；6、授权委托书；7、证据材料；8、申诉书（申请书）；9、庭审笔录；10、仲裁裁决书、行政处理（复议）决定书、调解协议书或调查结论；11、结案报告。
第十一章 附则
    第四十四条  本办法未作规定的应根据司法部《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定执行。
    第四十五条 本办法自颁布之日起实施。